HealthTech Engineering Insight
Trong các phòng khám thẩm mỹ, quảng cáo số thường là nguồn chính mang lại bệnh nhân mới. Tuy nhiên, nhiều phòng khám gặp khó khăn không phải ở số lượng lead, mà ở những gì xảy ra sau khi lead được tạo ra.
Lead đến từ nhiều nền tảng quảng cáo khác nhau, được xử lý thủ công bởi đội ngũ tư vấn và hiếm khi được theo dõi xuyên suốt đến kết quả điều trị thực tế. Hệ quả là phòng khám đầu tư mạnh vào quảng cáo nhưng lại thiếu một mối liên kết rõ ràng, đáng tin cậy giữa chi phí marketing và doanh thu thực.
Bài viết này chia sẻ cách Bespoke Soft JSC đã thiết kế và triển khai một hệ thống lead-to-patient end-to-end cho Khánh Hằng Aesthetic Clinic — nhằm kết nối dữ liệu quảng cáo, quy trình chuyển đổi và vận hành lâm sàng vào một nền tảng thống nhất.
Bài toán kỹ thuật (Engineering Problem Statement)
Dưới góc nhìn hệ thống, phòng khám đối mặt với ba thách thức cốt lõi:
1. Dữ liệu phân mảnh
Lead từ quảng cáo nằm rải rác trên Facebook, Google, spreadsheet và các công cụ chat — không có nguồn dữ liệu trung tâm (single source of truth).
2. Không có pipeline chuyển đổi có cấu trúc
Quy trình xử lý lead phụ thuộc nhiều vào từng tư vấn viên, dẫn đến thiếu nhất quán và bỏ lỡ cơ hội.
3. Marketing tách rời dữ liệu lâm sàng
Không có cách đáng tin cậy để liên kết chiến dịch quảng cáo với bệnh nhân thực tế và doanh thu điều trị.
Tổng quan kiến trúc hệ thống (System Architecture Overview)
Bespoke Soft thiết kế kiến trúc hệ thống theo hướng liên tục dòng dữ liệu, thay vì sử dụng các công cụ rời rạc.
1. Tích hợp lead quảng cáo theo thời gian thực
Kết nối trực tiếp qua API với Facebook Lead Ads và Google Ads Lead Forms
Lead được đưa ngay vào hệ thống trung tâm
Chuẩn hóa dữ liệu và xử lý trùng lặp tự động
Giải pháp này loại bỏ hoàn toàn việc export thủ công và đảm bảo không thất thoát lead.
2. Xử lý lead & logic chuyển đổi
Hệ thống pipeline được cấu hình phù hợp với vận hành phòng khám:
Phân loại lead theo nhóm dịch vụ
Gán nguồn lead chi tiết đến cấp campaign và ad group
Theo dõi SLA phản hồi
Tự động phân công lead cho tư vấn viên
Chuyển trạng thái lead theo các giai đoạn tư vấn thực tế
Về mặt kỹ thuật, điều này tạo ra một luồng chuyển đổi xác định, có thể kiểm tra và truy vết.
3. Chuyển đổi từ khách hàng sang bệnh nhân
Khi lead chuyển đổi, hệ thống tự động tạo hồ sơ bệnh nhân có cấu trúc:
Hồ sơ bệnh nhân thống nhất
Lịch sử tư vấn và phác đồ điều trị
Quản lý lịch hẹn và nhắc lịch
Quy trình follow-up sau điều trị
Nhờ đó, dữ liệu được liên thông giữa bán hàng – tư vấn y khoa – chăm sóc bệnh nhân.
Kết quả đo lường được (Measured Outcomes)
Sau khi hệ thống được ổn định và giảm ma sát vận hành, phòng khám đạt được:
Thời gian phản hồi lead nhanh hơn
Tỷ lệ lead → đặt lịch cao hơn
Minh bạch chiến dịch quảng cáo nào tạo ra bệnh nhân thực
Giảm chi phí trên mỗi bệnh nhân
Nâng cao tính trách nhiệm và hiệu suất của đội ngũ tư vấn
Quan trọng hơn, tăng trưởng trở nên dựa trên hệ thống, không còn phụ thuộc vào cá nhân.
Vì sao mô hình này có thể mở rộng cho nhiều phòng khám
Giải pháp này không được xây dựng như một CRM đơn lẻ, mà là một mô hình hệ thống có thể tái sử dụng, phù hợp cho:
Phòng khám thẩm mỹ
Phòng khám da liễu
Phòng khám nha khoa
Chuỗi healthcare đa cơ sở
Kiến trúc có thể điều chỉnh theo từng mô hình dịch vụ, quy mô đội ngũ và chiến lược marketing — trong khi vẫn giữ xương sống dữ liệu nhất quán.
Kết luận kỹ thuật (Engineering Takeaway)
Trong marketing y tế, công nghệ không nên dừng lại ở việc thu lead. Chuyển đổi số thực sự chỉ xảy ra khi hệ thống quảng cáo, logic chuyển đổi và vận hành lâm sàng được thiết kế như một quy trình liên tục.
Tại Bespoke Soft JSC, chúng tôi tập trung xây dựng những hệ thống kết nối như vậy — nơi mỗi điểm dữ liệu đều đóng góp trực tiếp vào tính minh bạch vận hành và tăng trưởng doanh thu bền vững.
