Trong nhiều phòng khám, vấn đề không nằm ở việc thiếu phần mềm, mà nằm ở việc thiếu một kiến trúc hệ thống đủ sâu để vận hành và mở rộng.
Khi quy mô bệnh nhân tăng, những giới hạn của mô hình vận hành thủ công và hệ thống rời rạc bắt đầu lộ rõ. Việc hiểu đúng bản chất các thách thức này là điều kiện tiên quyết để xây dựng một nền tảng phòng khám bền vững.
1. Dữ liệu bệnh nhân bị phân mảnh: điểm yếu lớn nhất của hệ thống phòng khám
Ở nhiều phòng khám, dữ liệu bệnh nhân tồn tại dưới nhiều hình thức:
- Hồ sơ giấy
- File rời rạc
- Phần mềm không liên thông
Hệ quả không chỉ là bất tiện trong vận hành, mà còn là:
- Mất khả năng nhìn xuyên suốt vòng đời bệnh nhân
- Không thể phân tích hiệu quả điều trị và tái khám
- Không tạo được nền tảng dữ liệu cho tăng trưởng
Cách Bespoke Soft giải quyết
Bespoke Soft thiết kế Patient Data Layer như một lõi trung tâm:
- Một hồ sơ bệnh nhân duy nhất, xuyên suốt mọi điểm chạm
- Dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ khâu tiếp nhận
- Sẵn sàng mở rộng sang phân tích, AI hoặc hệ thống bên thứ ba
Dữ liệu không chỉ để lưu trữ, mà để vận hành và ra quyết định.
2. Quy trình tiếp nhận và tái khám không được hệ thống hóa
Khi quy trình phụ thuộc vào con người:
- Lịch khám dễ quá tải hoặc trùng lặp
- Bệnh nhân tái khám không đúng thời điểm
- Trải nghiệm không đồng nhất giữa các lần khám
Cách Bespoke Soft tiếp cận
Hệ thống được thiết kế dựa trên patient journey thực tế:
- Đặt lịch gắn trực tiếp với hồ sơ bệnh nhân
- Tự động hóa các bước nhắc lịch, theo dõi, tái khám
- Giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công
Quy trình được “đóng khung” bằng hệ thống, không bằng quy định giấy tờ.
3. Website phòng khám không tham gia vào hệ thống vận hành
Một website tách rời hệ thống là một điểm đứt dữ liệu.
Khi website chỉ đóng vai trò giới thiệu:
- Mất dữ liệu bệnh nhân tiềm năng
- Không đo được hành trình từ online đến khám
- Không tối ưu được trải nghiệm đầu vào
Giải pháp từ Bespoke Soft
Website được thiết kế như entry point của toàn bộ hệ thống:
- Tạo dữ liệu ngay từ lần tương tác đầu tiên
- Kết nối trực tiếp với đặt lịch và hồ sơ bệnh nhân
- Chuẩn hóa hành trình bệnh nhân từ online → offline
4. Marketing không kết nối với dữ liệu khám thực
Một vấn đề phổ biến:
Marketing tạo ra traffic, nhưng không tạo ra insight.
Khi không có kết nối dữ liệu:
- Không biết kênh nào mang lại bệnh nhân chất lượng
- Không đo được chi phí thực trên mỗi lượt khám
- Không tối ưu được ngân sách theo dữ liệu thực tế
Hướng tiếp cận của Bespoke Soft
Bespoke Soft xây dựng Marketing Data Pipeline:
- Gắn nguồn marketing vào từng lượt đặt lịch
- Kết nối dữ liệu quảng cáo với hồ sơ bệnh nhân
- Đo lường hiệu quả đến mức lượt khám và tái khám
Marketing trở thành một phần của hệ thống dữ liệu, không phải hoạt động bên ngoài.
5. Mở rộng phòng khám thất bại vì thiếu kiến trúc mở
Nhiều phòng khám gặp khó khi mở cơ sở mới vì:
- Quy trình không chuẩn hóa
- Hệ thống không thể nhân bản
- Dữ liệu bị chia cắt theo từng cơ sở
Cách Bespoke Soft thiết kế cho mở rộng
Hệ thống được xây dựng trên nền tảng:
- Cloud-based infrastructure (AWS / Azure / GCP)
- Kiến trúc mở, dễ tích hợp
- Một nguồn dữ liệu trung tâm cho nhiều cơ sở
Mở rộng không phải xây lại, mà là mở rộng trên cùng nền tảng.
